Polityka prywatności

Ostatnia aktualizacja: 23 lipca 2026 r.

1. Informacje ogólne

Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych użytkowników strony internetowej dostępnej pod adresem est-pologne.eu, zwanej dalej „Serwisem”.

Polityka obejmuje w szczególności:

• korzystanie z Serwisu,
• kontakt za pomocą formularzy, poczty elektronicznej i telefonu,
• składanie aplikacji związanych z ofertami pracy,
• udział w procesach rekrutacyjnych,
• zapis do newslettera, jeżeli zostanie uruchomiony,
• korzystanie z plików cookies,
• korzystanie z Google Tag Manager i Google Analytics,
• korzystanie z odnośników do portali społecznościowych.

Podstawę prawną przetwarzania danych stanowią w szczególności:

• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, zwane dalej „RODO”,
• ustawa z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej,
• obowiązujące przepisy prawa pracy, zatrudnienia i pośrednictwa pracy,
• inne przepisy mające zastosowanie do działalności Administratora.

2. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest:

EST-POLSKA spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
Plac Kilińskiego 2
35-005 Rzeszów

KRS: 0000438991
NIP: 5170360668
REGON: 180908731

Kontakt z Administratorem jest możliwy:

• pod adresem e-mail: biuro@est-pologne.eu,
• w sprawach związanych z rekrutacją: rekrutacja@est-pologne.eu,
• telefonicznie: +48 501 133 033,
• korespondencyjnie na adres siedziby Administratora.

Wiadomości dotyczące realizacji praw wynikających z RODO można przesyłać na adres biuro@est-pologne.eu, wpisując w tytule wiadomości „Dane osobowe” lub „RODO”.

3. Sposoby pozyskiwania danych

Administrator może pozyskiwać dane osobowe:

1. bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą, w szczególności za pośrednictwem formularza kontaktowego, formularza aplikacyjnego, poczty elektronicznej lub rozmowy telefonicznej;
2. z dokumentów przesyłanych przez kandydatów, w szczególności CV, formularzy aplikacyjnych i dokumentów związanych z zatrudnieniem;
3. od klientów lub partnerów Administratora, jeżeli jest to niezbędne do prowadzenia procesu rekrutacyjnego lub realizacji usług;
4. automatycznie podczas korzystania z Serwisu, w szczególności w postaci danych technicznych, logów serwera oraz danych gromadzonych za pomocą plików cookies – zależnie od ustawień użytkownika i udzielonych zgód.

4. Dane techniczne i logi serwera

Podczas korzystania z Serwisu mogą być automatycznie zapisywane informacje techniczne, takie jak:

• adres IP urządzenia,
• data i godzina połączenia,
• adres odwiedzanej podstrony,
• adres strony, z której użytkownik przeszedł do Serwisu,
• rodzaj przeglądarki internetowej,
• system operacyjny,
• typ urządzenia,
• informacje o błędach i zdarzeniach związanych z bezpieczeństwem Serwisu.

Dane te są przetwarzane w celu:

• zapewnienia prawidłowego działania Serwisu,
• zapewnienia bezpieczeństwa systemów informatycznych,
• wykrywania błędów, nadużyć i prób nieuprawnionego dostępu,
• prowadzenia statystyk technicznych,
• ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

Podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Logi serwera są przechowywane co do zasady przez okres do 30 dni, chyba że dłuższy okres jest niezbędny do wyjaśnienia incydentu bezpieczeństwa, ustalenia odpowiedzialności lub obrony przed roszczeniami.

5. Formularz kontaktowy i zapytania od pracodawców

Za pośrednictwem formularza kontaktowego Administrator może przetwarzać w szczególności:

• imię i nazwisko,
• adres e-mail,
• numer telefonu,
• nazwę firmy,
• branżę,
• treść wiadomości,
• inne dane dobrowolnie przekazane w wiadomości.

Dane są przetwarzane w celu:

• udzielenia odpowiedzi na zapytanie,
• przedstawienia oferty,
• podjęcia działań przed zawarciem umowy,
• prowadzenia negocjacji i dalszego kontaktu,
• realizacji zawartej umowy,
• dokumentowania korespondencji,
• ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

Podstawą prawną przetwarzania jest:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – jeżeli kontakt dotyczy zawarcia lub realizacji umowy,
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na obsłudze zapytań, prowadzeniu komunikacji i ochronie przed roszczeniami,
• art. 6 ust. 1 lit. a RODO – jeżeli dane są przetwarzane w dodatkowym celu na podstawie dobrowolnej zgody.

Dane związane z zapytaniem są przechowywane przez czas niezbędny do jego obsługi, a następnie przez okres do 12 miesięcy od zakończenia korespondencji.

Dane mogą być przechowywane dłużej, jeżeli doszło do zawarcia umowy albo ich dalsze przechowywanie jest niezbędne do wykonania obowiązków prawnych lub ochrony przed roszczeniami.

6. Formularz „Szybka aplikacja” i procesy rekrutacyjne

Administrator może przetwarzać dane kandydatów do pracy, w szczególności:

• imię i nazwisko,
• numer telefonu,
• adres e-mail, jeżeli zostanie podany,
• wybraną ofertę pracy lub preferowany rodzaj pracy,
• informacje o kwalifikacjach, doświadczeniu i wykształceniu,
• informacje zawarte w CV lub innych przesłanych dokumentach,
• informacje dotyczące możliwości legalnego pobytu i pracy w Polsce,
• obywatelstwo lub narodowość – wyłącznie w zakresie niezbędnym do ustalenia warunków legalnego zatrudnienia,
• informację o płci – wyłącznie wtedy, gdy jej przetwarzanie jest konieczne, zgodne z prawem i odpowiednio uzasadnione,
• inne dane dobrowolnie przekazane przez kandydata.

Dane kandydatów przetwarzane są w celu:

• przyjęcia i rozpatrzenia aplikacji,
• kontaktu z kandydatem,
• dopasowania kandydata do odpowiednich ofert pracy,
• przeprowadzenia procesu rekrutacyjnego,
• oceny kwalifikacji i możliwości zatrudnienia,
• przedstawienia kandydatury potencjalnemu pracodawcy lub klientowi Administratora,
• wykonania obowiązków związanych z legalizacją pobytu i zatrudnienia,
• zawarcia umowy,
• prowadzenia przyszłych rekrutacji – wyłącznie po uzyskaniu odrębnej zgody,
• ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

Podstawą prawną przetwarzania jest:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – podejmowanie działań na żądanie kandydata przed zawarciem umowy,
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wykonanie obowiązków wynikających z przepisów prawa pracy, zatrudnienia, legalizacji pobytu i innych właściwych przepisów,
• art. 6 ust. 1 lit. a RODO – w odniesieniu do danych dodatkowych lub udziału w przyszłych rekrutacjach,
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na organizacji rekrutacji, dokumentowaniu procesu i ochronie przed roszczeniami.

Jeżeli kandydat dobrowolnie przekaże dane szczególnych kategorii, na przykład informacje o stanie zdrowia, niepełnosprawności, pochodzeniu etnicznym, przekonaniach religijnych lub inne dane wymienione w art. 9 RODO, dane takie będą przetwarzane wyłącznie wtedy, gdy istnieje odpowiednia podstawa prawna, w szczególności wyraźna zgoda kandydata albo obowiązek wynikający z przepisów prawa.

Kandydat nie powinien przekazywać danych szczególnych kategorii, jeżeli nie są one niezbędne do przeprowadzenia rekrutacji lub zatrudnienia.

Dane związane z konkretnym procesem rekrutacyjnym są przechowywane przez czas trwania rekrutacji oraz maksymalnie przez 6 miesięcy po jej zakończeniu, chyba że:

• kandydat wyraził zgodę na udział w przyszłych rekrutacjach,
• dłuższy okres wynika z obowiązku prawnego,
• dane są niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

Dane przetwarzane na potrzeby przyszłych rekrutacji mogą być przechowywane przez 24 miesiące od dnia udzielenia zgody, chyba że zgoda zostanie wcześniej wycofana.

Jeżeli kandydat zostanie zatrudniony, jego dane będą dalej przetwarzane i przechowywane zgodnie z przepisami dotyczącymi dokumentacji pracowniczej, rozliczeń podatkowych, ubezpieczeń społecznych oraz legalizacji zatrudnienia.

7. Udostępnianie danych kandydatów pracodawcom i klientom

W ramach prowadzenia procesów rekrutacyjnych dane kandydata mogą być przekazywane:

• pracodawcom poszukującym pracowników,
• pracodawcom użytkownikom,
• klientom Administratora,
• podmiotom uczestniczącym w procesie legalizacji zatrudnienia lub pobytu,
• podmiotom organizującym zakwaterowanie, transport lub wdrożenie pracowników – wyłącznie w niezbędnym zakresie.

Dane nie będą przekazywane potencjalnemu pracodawcy w zakresie szerszym, niż jest to konieczne do prowadzenia rekrutacji.

Jeżeli przekazanie danych wymaga zgody kandydata, dane zostaną przekazane dopiero po uzyskaniu odpowiedniej zgody lub akceptacji konkretnej oferty.

8. Newsletter i informacje handlowe

W przypadku uruchomienia newslettera Administrator będzie mógł przetwarzać:

• adres e-mail,
• imię, jeżeli zostanie podane,
• informacje o udzieleniu i wycofaniu zgody,
• dane techniczne dotyczące wysyłki i otwarcia wiadomości, jeżeli takie statystyki będą wykorzystywane.

Dane będą przetwarzane w celu:

• wysyłania newslettera,
• przekazywania informacji o działalności Administratora,
• przesyłania ofert pracy, informacji branżowych, materiałów edukacyjnych i informacji handlowych,
• prowadzenia podstawowych statystyk skuteczności wysyłki.

Podstawą prawną przetwarzania danych jest dobrowolna zgoda, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

Wysyłanie informacji handlowych za pomocą poczty elektronicznej, wiadomości SMS lub połączeń telefonicznych będzie następowało po uzyskaniu odpowiedniej zgody wymaganej przez Prawo komunikacji elektronicznej.

Zgoda na newsletter i komunikację marketingową jest dobrowolna i może zostać wycofana w każdej chwili:

• za pomocą linku rezygnacji znajdującego się w wiadomości,
• poprzez kontakt na adres biuro@est-pologne.eu.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Dane wykorzystywane do wysyłania newslettera są przechowywane do chwili wycofania zgody lub zakończenia newslettera.

Informacje potwierdzające udzielenie albo wycofanie zgody mogą być przechowywane przez okres niezbędny do wykazania prawidłowości działań Administratora i ochrony przed roszczeniami.

9. Pliki cookies

Serwis wykorzystuje pliki cookies oraz podobne technologie.

Pliki cookies są niewielkimi informacjami zapisywanymi w urządzeniu użytkownika podczas korzystania ze strony internetowej.

Pliki cookies mogą być wykorzystywane do:

• zapewnienia prawidłowego działania Serwisu,
• zapewnienia bezpieczeństwa,
• zapamiętywania wyborów i ustawień użytkownika,
• obsługi formularzy,
• zapamiętywania decyzji dotyczącej zgody na cookies,
• prowadzenia anonimowych lub pseudonimowych statystyk,
• analizy ruchu i sposobu korzystania z Serwisu,
• prowadzenia działań marketingowych – jeżeli takie narzędzia zostaną wdrożone i użytkownik udzieli odpowiedniej zgody.

10. Kategorie plików cookies

Niezbędne pliki cookies

Są konieczne do prawidłowego działania Serwisu, bezpieczeństwa, obsługi formularzy i zapisania wyboru użytkownika dotyczącego zgód.

Niezbędne cookies mogą być stosowane bez dodatkowej zgody użytkownika, ponieważ są konieczne do dostarczenia usługi żądanej przez użytkownika albo zapewnienia transmisji danych.

Analityczne pliki cookies

Umożliwiają analizowanie liczby odwiedzin, źródeł ruchu, popularności poszczególnych podstron i sposobu korzystania z Serwisu.

Analityczne pliki cookies są uruchamiane dopiero po uzyskaniu zgody użytkownika.

Funkcjonalne pliki cookies

Mogą służyć do zapamiętywania wybranego języka, ustawień strony lub innych preferencji użytkownika.

Jeżeli nie są niezbędne do działania usługi żądanej przez użytkownika, są uruchamiane dopiero po uzyskaniu zgody.

Marketingowe pliki cookies

Mogą służyć do mierzenia skuteczności reklam, dopasowywania komunikatów marketingowych i prowadzenia remarketingu.

Serwis nie powinien uruchamiać marketingowych plików cookies ani tagów reklamowych przed uzyskaniem odrębnej zgody użytkownika.

11. Google Tag Manager

Serwis może korzystać z Google Tag Manager, narzędzia udostępnianego przez Google, które służy do zarządzania kodami, skryptami i tagami umieszczonymi w Serwisie.

Google Tag Manager może umożliwiać uruchamianie innych narzędzi, takich jak Google Analytics. Zakres gromadzonych danych zależy od tagów skonfigurowanych za pomocą Google Tag Manager.

Tagi analityczne i marketingowe zarządzane za pomocą Google Tag Manager powinny być uruchamiane zgodnie z wyborem użytkownika dokonanym w panelu zarządzania zgodami.

12. Google Analytics

Po uzyskaniu zgody użytkownika Serwis może korzystać z Google Analytics 4, usługi analitycznej udostępnianej przez Google.

Google Analytics może gromadzić w szczególności:

• przybliżoną lokalizację wynikającą z adresu IP,
• informacje o urządzeniu, systemie operacyjnym i przeglądarce,
• źródło wejścia na stronę,
• odwiedzane podstrony,
• czas spędzony w Serwisie,
• informacje o interakcjach z elementami strony,
• pseudonimowy identyfikator przeglądarki lub urządzenia.

Google Analytics może wykorzystywać między innymi następujące pliki cookies:

• _ga – służący do rozróżniania użytkowników, domyślnie przechowywany do 2 lat,
• _ga_<identyfikator> – służący do przechowywania informacji o stanie sesji, domyślnie przechowywany do 2 lat.

Administrator powinien skonfigurować przechowywanie danych użytkowników i zdarzeń w Google Analytics na okres nie dłuższy niż 14 miesięcy, chyba że krótszy okres będzie wystarczający do realizacji celów analitycznych.

Google Analytics jest uruchamiany wyłącznie po wyrażeniu zgody na analityczne pliki cookies.

Administrator nie powinien przekazywać do Google Analytics danych takich jak imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, numer dokumentu ani innych informacji pozwalających Google bezpośrednio zidentyfikować użytkownika.

13. Zarządzanie zgodą na cookies

Przy pierwszej wizycie w Serwisie użytkownik może otrzymać możliwość:

• zaakceptowania wszystkich opcjonalnych plików cookies,
• odrzucenia wszystkich opcjonalnych plików cookies,
• wybrania określonych kategorii cookies,
• zapisania indywidualnych ustawień.

Brak zgody na analityczne lub marketingowe cookies nie powinien uniemożliwiać korzystania z podstawowych funkcji Serwisu ani wysłania formularza.

Użytkownik może w każdej chwili zmienić lub wycofać swoją zgodę za pomocą dostępnego w Serwisie panelu „Ustawienia cookies” lub podobnego mechanizmu.

Użytkownik może również zarządzać plikami cookies z poziomu ustawień swojej przeglądarki. Zablokowanie wszystkich cookies może jednak spowodować nieprawidłowe działanie niektórych funkcji Serwisu.

14. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być przekazywane:

• pracownikom i współpracownikom Administratora posiadającym odpowiednie upoważnienia,
• dostawcom hostingu i serwerów,
• dostawcom poczty elektronicznej,
• firmom świadczącym obsługę informatyczną i administracyjną,
• dostawcom systemów rekrutacyjnych, CRM i narzędzi do obsługi formularzy,
• dostawcom systemów newsletterowych,
• Google Ireland Limited oraz innym podmiotom z grupy Google – w związku z Google Tag Manager i Google Analytics,
• kancelariom prawnym, doradcom, księgowym i audytorom,
• klientom i potencjalnym pracodawcom prowadzącym rekrutację,
• podmiotom realizującym zadania związane z legalizacją pobytu i zatrudnienia,
• organom publicznym, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa.

Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora powinny działać na podstawie odpowiednich umów i wyłącznie zgodnie z poleceniami Administratora.

15. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

W związku z korzystaniem z usług globalnych dostawców, w szczególności usług Google, dane mogą być przetwarzane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

Przekazywanie danych odbywa się z zastosowaniem odpowiednich mechanizmów prawnych, takich jak:

• decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony,
• ramy ochrony danych UE–USA, jeżeli odbiorca jest nimi objęty,
• standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską,
• inne zabezpieczenia przewidziane w RODO.

Użytkownik może uzyskać dodatkowe informacje o stosowanych zabezpieczeniach, kontaktując się z Administratorem.

16. Okres przechowywania danych

Dane osobowe są przechowywane nie dłużej, niż jest to niezbędne do realizacji celu, dla którego zostały zebrane.

Okres przechowywania zależy w szczególności od:

• czasu niezbędnego do obsługi zapytania,
• czasu trwania procesu rekrutacyjnego,
• czasu obowiązywania umowy,
• okresów przechowywania dokumentacji określonych przepisami prawa,
• terminu przedawnienia roszczeń,
• okresu obowiązywania zgody,
• konieczności wykazania, że zgoda została prawidłowo udzielona lub wycofana.

Po zakończeniu okresu przechowywania dane są usuwane, anonimizowane albo archiwizowane, jeżeli ich dalsze przechowywanie jest wymagane przez przepisy prawa.

17. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobie, której dane są przetwarzane, może przysługiwać prawo do:

• uzyskania informacji o przetwarzaniu danych,
• dostępu do danych i otrzymania ich kopii,
• sprostowania lub uzupełnienia danych,
• usunięcia danych,
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
• wniesienia sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego,
• wycofania zgody w dowolnym momencie,
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Prawo do przenoszenia danych dotyczy danych przetwarzanych w sposób zautomatyzowany na podstawie zgody lub umowy.

Prawo do sprzeciwu dotyczy w szczególności przetwarzania prowadzonego na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

W przypadku przetwarzania danych w celach marketingu bezpośredniego sprzeciw jest bezwarunkowy. Po jego wniesieniu dane nie będą dalej wykorzystywane do takich celów.

Żądania dotyczące realizacji praw można przesyłać na adres biuro@est-pologne.eu.

Administrator może poprosić o przekazanie dodatkowych informacji potrzebnych do potwierdzenia tożsamości osoby składającej żądanie.

18. Dobrowolność podania danych

Podanie danych za pośrednictwem formularzy jest dobrowolne, ale może być niezbędne do:

• udzielenia odpowiedzi,
• przedstawienia oferty,
• rozpatrzenia aplikacji,
• udziału w rekrutacji,
• zawarcia lub realizacji umowy,
• przesyłania newslettera.

Niepodanie danych oznaczonych jako wymagane może uniemożliwić wysłanie formularza lub realizację określonej usługi.

Zgoda na przyszłe rekrutacje, newsletter oraz komunikację marketingową jest dobrowolna i nie może być warunkiem obsługi zapytania ani udziału w bieżącym procesie rekrutacyjnym.

19. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Administrator nie podejmuje wobec użytkowników decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływających, które opierałyby się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych.

Dane analityczne mogą być grupowane i analizowane w celu poznania sposobu korzystania z Serwisu, jednak nie prowadzi to do podejmowania wobec użytkownika decyzji o skutkach prawnych.

Jeżeli w przyszłości Administrator wdroży systemy automatycznego dopasowywania kandydatów do ofert pracy albo profilowania marketingowego, niniejsza Polityka zostanie odpowiednio zaktualizowana.

20. Odnośniki do mediów społecznościowych

Serwis może zawierać odnośniki do profili Administratora w serwisach takich jak Facebook, Instagram lub LinkedIn.

Samo umieszczenie odnośnika nie oznacza automatycznego przekazania danych do danego portalu, o ile na stronie nie zostały osadzone dodatkowe wtyczki lub skrypty.

Po kliknięciu odnośnika użytkownik opuszcza Serwis i korzysta z portalu społecznościowego zgodnie z zasadami określonymi przez jego operatora.

21. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające chronić dane osobowe przed:

• utratą,
• zniszczeniem,
• przypadkową zmianą,
• nieuprawnionym ujawnieniem,
• nieuprawnionym dostępem,
• wykorzystaniem niezgodnym z przeznaczeniem.

Dostęp do danych mają wyłącznie osoby, które potrzebują go do wykonywania swoich obowiązków i zostały odpowiednio upoważnione.

22. Zmiany Polityki prywatności

Polityka prywatności może być aktualizowana w szczególności w przypadku:

• zmiany przepisów prawa,
• zmiany zakresu działalności Administratora,
• zmiany formularzy lub kategorii zbieranych danych,
• wdrożenia nowych narzędzi analitycznych, marketingowych lub rekrutacyjnych,
• zmiany dostawców usług,
• uruchomienia newslettera lub systemu reklamowego.

Aktualna wersja Polityki będzie publikowana w Serwisie wraz z datą ostatniej aktualizacji.